RSS
Государство. Бизнес. Инновации

​Как добавить в бизнес-процессы мастерства


Если людям в организации приходится работать только с бумажными документами, это делает организацию сложной, а ее документооборот неспешным. Сотрудники вынуждены тратить много времени и сил на поиск нужных документов в бумажном архиве, много раз копировать документы в подразделениях, обходиться без электронных копий, с которыми так удобно работать в корпоративных ИТ-системах. Клиентам тоже приходится заполнять много бумаг и долго ждать принятия решений по их запросам.


Чтобы добиться простоты и быстрой реакции, бумагу нужно заменить цифрой, тогда в бизнес-процессах появится больше мастерства и станет меньше путаницы.


Легко сказать «заменить», но как это сделать? Как оцифровать, например, бумажный архив технической документации, который хранится на синьках и кальках уже более полувека? Это представляется очень сложным делом, если заниматься им самостоятельно. Но можно поручить его профессионалам, которые собаку съели на переводе бумажных архивных документов в электронный вид. Таким, как специалисты Центра сканирования и ретроспективной конверсии компании «Логика бизнеса».


__________________________________


Центр выполняет работы по потоковому преобразованию в электронный вид всех типов архивных и текущих документов организаций: организационно-распорядительных и кадровых, конструкторской и технологической документации, проектно-сметных и приемо-сдаточных документов, а также библиотечных каталогов и типографских изданий.


Это один из крупнейших в Европе производственных центров подобного профиля, в штате которого работает более 150 специалистов в 30 с лишним российских городах. Центр оснащен профессиональным сканирующим оборудованием всех основных типов, с помощью которого можно оцифровывать документы разных форматов (от А5 до А0+), на различных носителях (вкл. кальки, «синьки», книги) и разного качества (ветхие документы, документы с физическими повреждениями).


__________________________________


На счету специалистов Центра десятки крупных проектов по оцифровке архивов финансовых организаций, промышленных предприятий, территориально распределенных холдингов.

Так, в 2016 году стартовал проект по автоматизации процессов комплектования, ввода, хранения, поиска и использования в электронном виде проектной, рабочей, приемо-сдаточной и технической документации, образующейся в процессе деятельности организаций, входящих в ПАО «Транснефть». Компания «Логика бизнеса» внедрила свое решение для электронного архива, сначала в ООО «Транснефть-Балтика» и АО «Транснефть-Центральная Сибирь», сейчас оно тиражируется на другие дочерние организации. В рамках этого проекта были также выполнены работы по оцифровке архивной бумажной технической документации «Транснефти». Объемы такой документации достигают гигантских масштабов, особенно при строительстве магистральных трубопроводов, мостов и других сложных инженерных объектов. Так, в электронном хранилище технической документации «Транснефти» хранится несколько петабайт информации.


__________________________________


В 2017 году подобное решение было внедрено на Ондской ГЭС. Для заполнения электронного архива специалисты Центра ретроконверсии и сканирования перевели в электронный вид более 1000 томов архивной технической документации на сооружения гидроузла, электромеханическое оборудование гидроагрегатов и других объектов, входящих в состав ГЭС. В результате существенно снизились временные затраты на поиск и обработку необходимых чертежей и паспортов оборудования, сведен к нулю риск износа и непреднамеренной порчи бумажных документов, многие из которых хранятся с 1950-х годов, когда станция строилась. Кроме того, Ондская ГЭС получила «страховой фонд» документов в электронном виде на случай утраты оригиналов по какой-либо причине, в т.ч. техногенного характера.


__________________________________


К сожалению, бумажные архивы документов в России остаются необходимым условием функционирования организаций. Этого требует российское законодательство, устанавливающее сроки обязательного хранения различных типов бумажных документов. И у многих организаций за долгие годы накопились огромные массивы документации. Но это не значит, что для перехода к электронному документообороту необходимо сразу и в полном объеме оцифровывать эти архивы. Это можно делать постепенно, в соответствии с востребованностью документов. Специалисты Центра ретроконверсии и сканирования сначала проводят экспертизу архивного фонда, определяя оптимальный (с точки зрения стоимости) приоритет перевода документов в электронный вид и выбирая оптимальное решение для наполнения электронного архива. Сканирование проводится на территории заказчика или с вывозом документов на производственные площадки Центра.


__________________________________


Энергия модернизации

print email blog

Нравится: